Käibemaksuarvestus ja arved

Maksukohustuslane on kohustatud väljastama kauba võõrandamise või teenuse osutamise korral arve seitsme kalendripäeva jooksul, alates päevast, mil kaup ostjale lähetati või kättesaadavaks tehti või teenust osutati. Pikaajaliste teenuste ning regulaarselt võõrandatavate kaupade või regulaarselt osutatavate teenuste korral tuleb arve väljastada seitsme kalendripäeva jooksul KMS § 11 lõikes 4 nimetatud maksustamisperioodi viimasest päevast.

Maksukohustuslane võib volitada enda eest arvet väljastama ka isikut või ostjat, kes tegutseb tema nimel ja arvel. Ka sel juhul peab ta tagama, et arve väljastataks sama tähtaja jooksul (seitse kalendripäeva) (KMS § 37 lg 1). Eestis registreeritud maksukohustuslasel on kohustus väljastada Eestis kehtiva KMS nõuetele vastav arve, kui (KMS § 37 lg 11):

1. käibe tekkimise koht on Eesti;
2. käibe tekkimise koht on ühendusevälises riigis;
3. teise liikmesriigi maksukohustuslasele või piiratud maksukohustuslasele võõrandatakse kaupa või osutatakse teenust, mis kuulub maksustamisele saaja liikmesriigis ning saaja pole iseendale antud tehingu kohta arvet väljastanud.

Arve tuleb väljastada üldjuhul selle riigi eeskirju järgides, kus asub kauba võõrandaja või teenuse osutaja. Juhul kui kauba või teenuse saaja asub teises liikmesriigis ja esitab ise endale kauba või teenuse kohta arve, siis väljastatakse arve järgides selle riigi eeskirju, kus käive toimub.

Kui käive tekib kauba või teenuse eest osalisel või täielikul makse laekumisel, tuleb arve väljastada seitsme kalendripäeva jooksul, alates kauba või teenuse eest osalise või täieliku makse laekumise päevast (KMS § 37 lg 2).

Kui üldjuhul on kohustus väljastada arve 7 kalendripäeva jooksul käibe tekkimisest, siis kauba ühendusesisese käibe korral ning KMS § 10 lg 4 p 9 nimetatud teenuse osutamisel teise liikmesriigi maksukohustuslasele või piiratud maksukohustuslasele võib esitada arve kauba lähetamisele või kättesaadavaks tegemise või teenuse osutamise kuule järgneva kalendrikuu 15. kuupäevaks (KMS § 37 lg 21).

KMS § 37 nõuetele vastavat arvet ei pea väljastama kauba võõrandamisel või teenuse osutamisel füüsilisele isikule isiklikuks otstarbeks, välja arvatud kaugmüügi, uue transpordivahendi võõrandamise ning ühendusevälise riigi füüsilisele isikule müüdava kauba ekspordina käsitamise korral (tax-free müügi puhul). Arve väljastamise kohustus puudub ka KMS § 16 lõikes 1, 2 või 21 sätestatud maksuvaba kauba võõrandamisel või teenuse osutamisel, kui vastavat käivet ei maksustata käibemaksuga (KMS § 37 lg 1 ja 3).

Maksukohustuslase või välisriigi maksukohustuslase asemel võib arve väljastada ka kauba soetaja või teenuse saaja (ingl. k self-billing). Seda, et ostja arve väljastab, peab müüja aktsepteerima, kuna arve tähtajalise väljastamise tagab alati müüja. Self-billingu kasutamiseks peavad ostja ja müüja olema varem kirjalikult kokku leppinud, kusjuures kokkuleppes peab olema sätestatud, mil viisil kauba müüja või teenuse osutaja aktsepteerib ostja poolt väljastatud arvet (KMS § 37 lg 5).

Näiteks võib müüja kokkulepitud tähtaja jooksul ostja poolt väljastatud ja müüjale edastatud arve kinnitada aktsepteerimise märgiks oma allkirjaga, kuigi allkiri ei ole kohustuslik arve rekvisiit. Või on kokku lepitud ajaline periood, mille jooksul on müüjal võimalik väljastatud arvet vaidlustada ning pärast mida loetakse arve aktsepteerituks. Kuna müüjal on kohustus pidada arvestust oma käibe üle ning säilitada ka enda eest väljastatud arveid, siis loomulikult ei saa teine isik väljastada müüja eest arvet ilma, et ta selle ka müüjale edastaks.

See, et ostja väljastab arve, on otstarbekas juhul, kui müüjal puudub tehingut tehes arve väljastamiseks vajalik informatsioon. Näiteks kasutatakse seda vahel põllumajanduslike toodete müümisel tööstusettevõttele, kus liha, vilja vms koguse mõõtmine ja kvaliteedi määramine ning sellele vastava hinna arvutamine toimub kauba ostja poolt.

Dokumenti, sealhulgas kreeditarvet, millega muudetakse algset arvet ja millel on viide sellele arvele, käsitatakse arvena, mistõttu laienevad sellele dokumendile ka KMS § 37 sätestatud nõuded arve sisu osas (KMS § 37 lg 4). Arve võib väljastada paberil või ka kauba soetaja või teenuse saaja nõusolekul elektrooniliselt (KMS § 37 lg 6). Arve säilitamise nõuded kehtivad ka elektroonilistele arvetele ning maksuhalduri nõudel tuleb võimaldada maksuhalduril ligipääs elektrooniliselt säilitatavatele arvetele.