Расходы на проживание

Расходы на проживание во время рабочей или служебной командировки не облагаются налогом.

Транспортные расходы

Транспортные расходы, понесенные в связи с командировкой, не облагаются налогом, независимо от суммы расходов.

Если работник отправляется в командировку на личном автомобиле, расходы, связанные с поездкой, расходы, непосредственно связанные с использованием автомобиля во время поездки, и дополнительно понесенные расходы, за исключением расходов на ремонт и техническое обслуживание, возмещаются на основании расходных документов (часть 4 статья 2 Постановления о служебных командировках).

В случае использования личного автомобиля в служебной командировке максимальная не облагаемая налогом компенсация за использование личного автомобиля согласно постановлению о служебных командировках не распространяется на максимальную не облагаемую налогом компенсацию в размере 550 евро. При выплате компенсации за пользование личным автомобилем без расходных документов применяется максимальный не облагаемый налогом лимит, установленный постановлением о легковых автомобилях. Не облагаемый налогом размер компенсации, выплачиваемой отдельному работнику, составляет до 0,50 евро за километр, но не более 550 евро в календарный месяц для каждого работодателя, выплачивающего компенсацию.

Таким образом, работодатель может выбрать, возмещать ли использование личного автомобиля работника в командировке на основании постановления о командировках (т.е. на основании документов о расходах без максимального безналогового лимита) или на основании постановления о легковых автомобилях (т.е. на основании максимальной безналоговой суммы в 550 евро в месяц при наличии учёта). 

Иные расходы

Работник имеет право требовать от работодателя возмещения расходов на проезд и проживание и других разумных расходов, понесенных при выполнении задания. Они могут включать, например, покупку проездных билетов, страхование путешествий, визы, использование арендованного автомобиля за границей, парковку, такси, перевозку багажа, разницу в курсах валют или аналогичные расходы. Эти расходы возмещаются работнику на основании документа, подтверждающего расходы (статья 2 Постановления о служебных командировках).

Расходы, понесенные работником независимо от того, находился он в командировке или нет, не могут считаться обоснованными расходами, связанными с работой.

Возмещение расходов при зарубежной командировке

Расходы, понесенные в иностранной валюте, возмещаются работнику в деньгах, обращающихся в Эстонии, на основании ежедневного обменного курса Европейского центрального банка, указанного в расходном документе, или на рабочий день, следующий за днем командировки, или на основании расходов, фактически понесенных командированным лицом (часть 5 статья 2 Постановления о служебных командировках).

Следовательно, у работодателя есть выбор, возмещать ли командированному работнику расходы, понесённые в иностранной валюте

• по ежедневному обменному курсу Европейского центрального банка на дату, указанную в документе о расходах, или
• по ежедневному обменному курсу Европейского центрального банка на рабочий день, следующий за днем начала командировки, или
• на основании расходов, фактически понесенных командированным лицом (на основании банковской выписки или документа об обмене валюты).

Например, если работник использовал для оплаты кредитную карточку, работодатель для определения фактических расходов может использовать выписку с кредитной карточки работника и возместить расходы, указанные в выписке в евро, без необходимости конвертировать расходы в иностранной валюте по обменному курсу.