Обработка личных данных

На этой странице мы представляем обзор обработки Вашей личной информации. Обработка персональных данных – это любое действие с персональными данными (сбор, хранение, передача и т.п.). Обработки данных юридических лиц следующие разъяснения не касаются.

Условия защиты данных

При обработке персональных данных мы руководствуемся Генеральным регламентом о защите персональных данных Европейского союза, Законом о защите персональных данных, Законом о публичной информации и другими, регулирующими нашу деятельность, правовыми актами.

Согласно Закону о налогообложении, управляющим государственными налогами является Налогово-таможенный департамент (НТД). Налогообязанным лицом является налогоплательщик, удерживающее налоги лицо или иное лицо, несущее по закону или по договору ответственность за налоговое обязательство налогоплательщика или удерживающего налоги лица. Налоговый управляющий, его чиновники и работники обязаны хранить в тайне касающуюся налогообязанного лица информацию, в том числе после прекращения служебных отношений. Права, обязанности и ответственность налогового управляющего и налогообязанного лица, порядок налогового производства и порядок разрешения налогового спора определяет Закон о налогообложении.

При обработке Ваших персональных данных мы следуем принципам, согласно которым персональные данные можно собирать только честным и законным путем для достижения установленных правомерных целей. Цель нашей деятельности – выполнение задач, установленных в Положении НТД. Персональные данные мы собираем в объеме, необходимом для достижения установленных целей. Персональные данные мы обрабатываем в электронном виде в нашей информационной системе, в небольшом объеме – на бумажном носителе. Для защиты персональных данных мы внедрили меры безопасности, чтобы защитить их от непреднамеренной или неуполномоченной обработки, разглашения или уничтожения. Нашей внутренней организацией труда обеспечена неприкосновенность Вашей частной жизни со стороны посторонних лиц.

Контакты

В обязанностях специалиста по защите данных: Тынис Куузе
Руководитель службы по информационной безопасности: Теа Согенбитс

По вопросам, связанным с защитой данных и информационной безопасностью, обращайтесь по адресу infoturve@emta.ee.

База данных корреспонденции в соответствии с Законом о публичной информации доступна в публичном просмотре нашего Регистра документов. В переписке с частным лицом мы не указываем содержания письма и вместо имени указываем «частное лицо». Имя частного лица и заголовок письма видны исключительно в рамках внутриведомственного пользования. Как правило, наша корреспонденция предназначена для внутриведомственного пользования, и ограничения доступа к ней установлены на основании Закона о публичной информации. Отправленное Вами нам письмо при регистрации в Регистре документов признается информацией с ограниченным доступом преимущественно на основании пункта 12 части 1 статьи 35 Закона о публичной информации (данные, которые могут нарушить неприкосновенность частной жизни) и пункта 19 части 1 статьи 35 Закона о публичной информации, части 1 статьи 26 Закона о налогообложении (иная, установленная в законе, информация – под законом подразумевается Закон о налогообложении со ссылкой на налоговую тайну). При наличии специальных персональных данных (прежнее название – деликатные данные) в корреспонденции в качестве основания для ограничения доступа добавляется отметка пункт 11 части 1 статьи 35 Закона о публичной информации 1 (специальные персональные данные).

Когда мы отвечаем на Ваше письмо или составляем другой документ, составитель документа ставит на документе отметку «Для внутриведомственного пользования» в момент его создания, чтобы защитить ваши персональные данные от разглашения.

Для представления информационного запроса, ходатайства о разъяснении и докладной записки просим писать по адресу emta@emta.ee.

Информационный запрос

В качестве информационного запроса рассматривается запрос конкретного документа (документов).

Как правило, мы отвечаем на информационный запрос в течение 5 рабочих дней, однако, в зависимости от объема запрашиваемой информации, на представление ответа может потребоваться до 15 рабочих дней. Мы проинформируем Вас о продлении срока представления ответа и причинах этого. При представлении ответа мы должны руководствоваться тем, установлены ли в отношении запрашиваемой информации вытекающие из закона ограничения или нет.

Ходатайство о разъяснении

Не все Ваши запросы по существу являются информационными запросами. В качестве ходатайства о разъяснении мы рассматриваем Ваше обращение, для которого требуется анализ или синтез информации либо сбор дополнительной информации, или обращение, в котором Вы запрашиваете информацию о правовых актах, на которых основывается деятельность нашего департамента, или о наших компетенциях.  Согласно Закону о представлении ответов на докладные записки и ходатайства о разъяснении, мы ответим Вам не позднее чем в течение тридцати дней с регистрации ходатайства о разъяснении. Исходя из сложности ответа, срок представления ответа может быть продлен до двух месяцев. Мы обязательно проинформируем Вас о продлении срока представления ответа и причинах этого.

Докладная записка

В докладной записке Вы можете представить нам предложения по улучшению организации работы учреждения. Если Ваше письмо требует ответа, сроки представления ответа аналогичны срокам для ходатайства о разъяснении.

В ходе процессуальных действий мы собираем Ваши персональные данные в том объеме, который необходим для проведения производства.

В налоговом производстве налоговый аудитор разъясняет Вам Ваши права и обязанности. Вы имеете право ознакомиться с данными, собранными о Вас налоговым аудитором, сделать с них копии или выписки (часть 3 статьи 14 Закона о налогообложении). Это означает, что налоговый аудитор предоставляет Вам возможность ознакомиться с собранными о Вас материалами в каждой фазе производства. Налоговый аудитор имеет право отказать лицу в представлении данных в том случае, если это препятствует установлению истины в уголовном производстве.
 
Вам не разглашаются данные в том случае, если они получены в рамках международной ведомственной помощи, и налоговый управляющий другого государства ходатайствует письменно о неразглашении представленной им информации, исходя из межгосударственного налогового договора. Данные не разглашаются также в том случае, если они провозглашены секретными данными (каким-нибудь институтом ЕС – например, Европейской комиссией). 

Наши чиновники имеют доступ к данным, исходя из своих служебных заданий, и нецелесообразная обработка данных является наказуемой. Целесообразное использование Ваших данных контролирует отдел внутреннего контроля НТД.

Документы, в том числе административные акты, повестки и извещения, мы вручаем под подпись либо доставляем по почте или электронным путем, либо они публикуются в периодическом издании. Мы можем выбрать любой способ вручения, если законом не установлен обязательный способ вручения. Различные способы вручения разъяснены в главе 4 Закона о налогообложении «Вручение документов»

При вручении документов мы используем адресные данные, которые нам представил сам участник производства или которые доступны в Регистре народонаселения. Если адресные данные отсутствуют или не соответствуют действительности, и Ваше фактическое место нахождения неизвестно, мы можем опубликовать резолютивную часть документа в издании Официальный вестник (Ametlikud Teadaanded). В этом случае резолютивная часть считается врученной по истечении десяти дней с ее публикации.

Проведение производства по делу о проступке детально урегулировано в Деликтно-процессуальном кодексе и Уголовно-процессуальном кодексе.

Данные подателя извещения о проступке мы разглашаем другим участникам производства в объеме, предусмотренном процессуальным кодексом и необходимом для разрешения дела.

Субъект производства и его защитник могут ознакомиться с материалами в порядке, предусмотренном процессуальным кодексом. Податель извещения о проступке может ознакомиться с материалами посредством представления информационного запроса с учетом установленных ограничений доступа.

При проведении производства по делу о проступке мы пользуемся системой электронного дела (э-дела), в т.ч. используем систему э-дела для обмена данными с другими учреждениями (например, в судебных делах, при представлении данных о наказаниях в регистр наказаний и судебному исполнителю). Система э-дела является закрытой, и в нее можно войти с ID-картой или посредством мобильного ID. Правом доступа обладают исключительно имеющие соответствующие компетенции должностные лица. Участник производства может посмотреть данные своего производства, представить и получить процессуальные документы посредством публичного э-дела в объеме, предусмотренном процессуальным кодексом. Также по договоренности можно представить документы по электронной почте или по почте заказным письмом.

Решения по делам о проступке не подлежат разглашению на сайте НТД. Вступившие в силу решения по делам о проступке можно запросить посредством представления информационного запроса. В отношении вступившего в силу решения по делу о проступке могут быть установлены ограничения доступа. В порядке производства по делу о проступке публичными данными являются имя и личный код, данные других лиц не разглашаются.

Закон позволяет нам разглашать обстоятельства, связанные с производством по делу о проступке, только в исключительных случаях на основании статьи 62 Деликтно-процессуального кодекса и пункта 10 части 1 статьи 27 Закона о налогообложении. Этим правом мы пользуемся только в случае крайней необходимости, воздерживаясь от чрезмерного вторжения в частную жизнь причастных лиц.

Вступившие в силу наказания по делам о проступке вносятся в регистр наказаний. Доступ к регистру наказаний ограничен, данные можно запрашивать в порядке, установленном в главе 3 Закона о регистре наказаний.

Не всегда решение выносит чиновник – это происходит в системе обработки данных автоматически. Например, наша система обработки данных автоматически выносит решения по возврату подоходного налога в системе производства по декларациям о подоходном налоге физических лиц FIDEK. Автоматическое решение выносится на основании данных, введенных Вами в среде э-услуг e-MTA. Достоверность представленных данных Вы подтверждаете в завершающей части декларации. Если Ваше ходатайство о возврате подоходного налога соответствует закону, система обработки данных его акцептирует. Решение об удовлетворении ходатайства или оставлении его без удовлетворения отправляется Вам в среду э-услуг e-MTA также автоматически.

Если Вы подаете нам декларацию о подоходном налоге на бумажном носителе, наш чиновник вводит представленные Вами данные в систему обработки данных, а решение о возврате подоходного налога выносится все же автоматически. Если ходатайство о возврате подоходного налога не акцептируется, Вам отправляется решение по внесенному в Регистр народонаселения адресу места жительства или по последнему адресу, представленному Вами налоговому управляющему. Отдельного письма с извещением об удовлетворении ходатайства о возврате подоходного налога Вам не отправляют.

Возвращаемая сумма перечисляется на банковский расчетный счет, указанный Вами в форме декларации о подоходном налоге.

Если ходатайство, поданное Вами в системе MTA или на бумажном носителе, удовлетворению не подлежит, мы свяжемся с Вами описанным выше способом, после чего производство продолжит наш чиновник, который в конце производства вынесет решение, которое уже не будет автоматическим.

Наша система обработки данных автоматически выносит также и другие решения, например, решения о рассрочке налоговой задолженности. В этом случае к документу добавляется отметка о том, что этот документ составлен автоматически. Вы имеете право выразить свою позицию относительно решения и отправить нам объяснения. Также Вы имеете право оспорить автоматическое решение.

Если Вы желаете, чтобы мы пересмотрели свое решение или действие, затрагивающее Ваши права, Вы имеете право представить возражение в течение 30 дней с получения оспариваемого решения или действия. Возражение нельзя представить в том случае, если по этому же делу Вы обратились в суд. Возражение разрешается в течение 30 дней. Этот срок может быть продлен еще до 10 дней. Точные требования к возражению доступны в главе 14 Закона о налогообложении «Производство по возражению» и в главе 5 Закона об административном производстве.

Имеющиеся в пользовании НТД персональные данные (в т.ч. контактные данные) на основании части 1 статьи 26 Закона о налогообложении являются налоговой тайной – другими словами, налоговой тайной является вся информация о налогообязанном лице, которую имеет НТД. Статьи 27–30 Закона о налогообложении устанавливают, кому можно разглашать налоговую тайну.

В налоговом производстве участник производства имеет право ознакомиться с персональными данными (за исключением специальных данных) третьих лиц, связанных с конкретным делом. Из выписок с банковского расчетного счета можно ознакомиться с той частью выписки, которую мы используем в качестве доказательства в том же самом конкретном налоговом производстве.

Мы используем видеонаблюдение для охраны территории и имущества департамента и обеспечения публичного порядка. О факте использования камер видеонаблюдения мы оповещаем установленными на здании или территории соответствующими знаками.

Для осуществления государственного надзора, сохранения важных обстоятельств и доказательств и их использования в процессуальных действиях департамент использует мобильные устройства (мобильные телефоны, диктофоны, видеокамеры, фотоаппараты, камеры на форме и камеры, установленные на транспортных средствах спецслужб). До использования устройства чиновник сообщит Вам об этом, на транспортных средствах спецслужб имеются соответствующие наклейки.

О факте записи телефонных разговоров мы сообщаем автоматически перед началом разговора. Цель записи телефонных разговоров – оценка качества обслуживания и обеспечение лучшего качества обслуживания.

Персональные данные, обрабатываемые в описанном виде, безопасно хранятся в информационной системе департамента, права доступа к данным и сроки хранения урегулированы внутренним распорядком департамента в соответствии с правовыми актами.

Цель Закона о публичной информации – обеспечить возможность доступа общественности и каждого человека к предназначенной для общего пользования информации, исходя из принципа демократического и социального правового государства и открытого общества, а также создать возможности для общественного контроля выполнения публичных задач. При этом мы воздерживаемся от чрезмерного вторжения в частную жизнь причастных лиц. В частности, при необходимости мы оставляем за собой право давать публичные объяснения относительно своей деятельности, если лицо само разглашает общественности информацию, касающуюся своего производства.

Два раза в год мы запрашиваем мнение клиентов, которые недавно пользовались услугами НТД в нашей среде э-услуг или которые посещали наши бюро обслуживания, звонили или писали в нашу службу поддержки клиентов.

Полученная от пользователей обратная связь очень важна для нас и помогает нам увидеть наши услуги и качество обслуживания Вашими глазами. Так мы сможем лучше оценить, что уже налажено, а что еще нужно развивать, чтобы предлагать наилучшее обслуживание, соответствующее Вашим ожиданиям.

Услугу веб-среды для измерения удовлетворенности клиентов оказывает наш договорной партнер OÜ Recommender. Для измерения удовлетворенности мы используем методику индекса рекомендаций.

Ответы на опросник представляются добровольно, от получения опросника можно отказаться, нажав на ссылку «Удалить адрес эл. почты из списка» в конце отправленного по эл. почте опросника.

Ответы клиентов мы сохраняем в веб-среде Recommy без персональных данных в течение двух лет. Это необходимо для сравнения результатов за текущий год с результатами за предыдущий год.

Для вербовки персонала объявляется публичный конкурс. Объявление о конкурсе публикуется на сайте Министерства финансов на странице «Публичные конкурсы», на сайте НTД и в других ресурсах по трудоустройству. Вербовку персонала организует отдел персонала, процесс вербовки обычно занимает 2–4 месяца.

В зависимости от сложности работы на занимаемой должности, в дополнение к структурированному интервью применяются следующие методы оценивания кандидата:

  • пробная работа – задание практического содержания, связанное со служебными заданиями на занимаемой должности;
  • исследование соответствия – по разрешению кандидата опрашивают указанных им рекомендателей, исследуют его поведение на предыдущем месте работы, его личностные качества и возможности справляться на новой должности.

Специалист по вербовке персонала запрашивает по эл. почте у дошедших до финального тура кандидатов подписанное письменное согласие на изучение профиля кандидата. Согласия кандидатов передаются руководителю отдела внутреннего контроля. Проверку профиля кандидата проводит уполномоченный на это чиновник отдела внутреннего контроля на основе имеющихся в пользовании НТД баз данных, CV просматривают в Банке талантов (Talendipank). Правовое основание для проверки профиля кандидата установлено в статье 812  Закона о налогообложении и статье 10 Закона о таможне.

Следующего лучшего по результатам кандидата можно назначить на должность в случаях, установленных в статье 18 Закона о публичной службе. В этом случае новый конкурс не объявляется.

Об окончательных результатах публичного конкурса победившее в конкурсе лицо и оставшиеся невыбранными кандидаты информируются в письменно воспроизводимой форме в течение 14 дней со следующего за вынесением решения дня.
 

Ссылки

Связанные с Вашими персональными данными процессуальные документы хранятся в соответствии со сроками, установленными в перечне документов департамента в соответствии с действующим правом. Например, для решений по рассрочке и взысканию налоговых задолженностей установлен срок хранения 7 лет, срок хранения дел по налоговым ревизиям и проверкам составляет 10 лет со дня окончания проверки. Акты таможенного досмотра хранятся 7 лет. Дела по возражениям хранятся 7 лет со дня окончания производства по возражению, документы производства по делу о проступке – 10 лет.

При вербовке персонала мы храним полученные в течение конкурса документы один год для разрешения возможных правовых споров, возникающих в процессе вербовки,  также в целях представления предложения следующему лучшему по результатам кандидату, а также по согласию кандидата – для представления предложений участвовать в будущих конкурсах.

Вы имеете право представить запрос относительно обработки Ваших персональных данных и ознакомиться с данными, которые мы о Вас собрали. Запросы просим отправлять по адресу эл. почты emta@emta.ee. Ваш запрос будет зарегистрирован и в соответствии с содержанием направлен для получения ответа либо специалисту по защите данных, либо в соответствующий компетентный отдел.

Согласно статье 12 Генерального регламента о защите персональных данных ЕС, мы ответим Вам при первой возможности, но не позднее чем в течение 30 дней. Этот промежуток времени при необходимости можно продлить на два месяца с учетом сложности и объема ходатайства. О продлении срока ходатайства мы Вас проинформируем.

Мы не обязаны выполнять Ваше желание ознакомиться с персональными данными исключительно в том случае, если это может:

  • ущемить свободы и права Вашей личности;
  • воспрепятствовать или навредить предотвращению, установлению или производству по виновному деянию либо исполнению наказания;
  • представлять угрозу государственной безопасности.

О своем решении отказать Вам в предоставлении данных или информации мы Вам сообщим.

Вы имеете право подать жалобу в Инспекцию по защите данных, если при обработке персональных данных были нарушены Ваши права.

Контактные данные Инспекции по защите данных: телефон: 627 4135, адрес эл. почты: info@aki.ee, адрес: Татари 39, 10134, Таллинн (Tatari 39, 10134 Tallinn).

Последнее обновление 04.04.2022

Вам помогла информация на этой странице?