Перевозка работников к месту работы с места жительства и обратно в соответствии с частью 5¹ статьи 48 Закона о подоходном налоге

Работник

  • Лицо, работающе на основании трудового договора

Перевозка работников


Специальными льготами не считаются расходы на перевозку работников с места жительства к месту работы и обратно, если:

  1. использование общественного транспорта не представляется возможным при разумных затратах времени или денежных средств

  2. работник с ограниченными возможностями здоровья не имеет возможности пользоваться общественным транспортом, или использование общественного транспорта приведёт к значительному снижению способности к передвижению или работоспособности

  3. работодатель организует для работников, работающих на основании трудового договора, перевозку на транспортном средстве, в котором не менее 8 посадочных мест или на автобусе в значении Закона о дорожном движении

  4. место жительства работающего на основании трудового договора работника находится на расстоянии не менее 50 километров от места работы

Поскольку налоговая льгота не распространяется автоматически на все расходы, понесённые работодателем для организации перевозок между местом жительства и местом работы работников, то необходимо определить соответствие понесённых расходов принципам, установленным в части 5¹ статьи 48 Закона о подоходном налоге.

С 1 января 2020 года расходы на билеты в общественном транспорте, используемом для перевозки работников между местом проживания и местом работы, не облагаются налогом в качестве специальной льготы.
 

Организованная работодателем перевозка работников


Для применения налоговой льготы необходимо вести учёт, на основании которого можно установить все существенные для применения налоговых льгот факты. Для применения данного положения существенную роль играет содержание понятия «использование общественного транспорта при разумных затратах времени и денежных средств».

Неразумные затраты времени и денежных средств могут быть обусловлены следующими обстоятельствами:

  • у работника отсутствует возможность добираться до работы общественным транспортом, так как рабочий день начинается или заканчивается в то время, когда общественный транспорт уже не работает (как в случае работы по сменам, так и в ситауции, когда имеют место сверхурочные работы);

  • место работы расположено на территории, куда нет доступа общественному транспорту;

  • общественный транспорт доступен, но могут возникнуть нерациональные затраты времени и денежных средств в случае, когда при использовании общественного транспорта нет прямого маршрута между работой и домом, и нужно делать многочисленные пересадки. Могут быть ситуации, когда расписание автобусов таково, что использование общественного транспорта сопровождается неразумными затратами времени (работник должен значительно раньше начала рабочего дня прибыть на работу или, после окончания рабочего дня может значительно позже вернуться домой, или значительные затраты времени в сравнении со временем, потраченным на весь путь, возникают в связи с пересадками, или характер работы таков, что невозможно использовать гибкий график начала или окончания рабочего времени).

Определяющим не может быть то обстоятельство, что преодоление пути на общественном транспорте в сравнении с использованием легкового автомобиля значительно медленнее. Сравнение не делается между временем, затрачиваемым на преодоление пути общественным транспортом или легковым автомобилем, сравнение основывается на обычном времени, проведённом на общественном транспорте (например, если имеет место маршрут по городу, тогда следует учитывать, что при преодолении расстояния 10 км гораздо больше времени тратится при использовании общественного транспорта, чем при езде на автобусе междугородних линий по шоссе). Известно, что при движении общественный транспорт совершает остановки, поэтому время, затраченное на остановки, само по себе не может считаться неразумным расходом времени в предложенных обстоятельствах. Поэтому при оценке разумности затрат времени сравнение только с самыми быстрыми возможными средствами передвижения (например, легковой автомобиль, самолёт) неуместно. В случае сравнения с более быстрым транспортным средством налоговая льгота распространилась бы на большинство действующих в Эстонии работодателей, однако целью данного положения было предоставление налоговых льгот тем работодателям, которые организуют перевозку работников, имеющих ограниченные возможности трудоустройства (в частности в сельских районах), а прибытие на находящееся в другом регионе рабочее место связано с необоснованными затратами времени и денежных средств, которые обусловлены недостаточно хорошей организацией общественного транспорта.
 

Льготы для работников с ограниченными возможностями


У работодателя есть возможность платить работнику с ограниченными возможностями здоровья компенсацию в связи с использованием личного моторного транспортного средства для поездок между местом жительства и местом работы, если невозможно использовать общественный транспорт, или использование общественного транспорта приведёт к значительному снижению способности к передвижению или работоспособности.

Установленные при использовании личного легкового автомобиля условия и ограничения действуют и в отношении используемого лицом с ограниченными возможностями здоровья личного моторного транспортного средства: предельная не облагаемая налогом ставка возмещения, выплачиваемая одному лицу, составляет, при ведении учёта поездок — 0,30 евро за километр, но не более 335 евро в календарный месяц на каждого выплачивающего возмещение работодателя. Компенсацию за использование личного моторного транспортного средства лицу с ограниченными возможностями здоровья можно выплачивать только в случае, если легковой автомобиль или моторное транспортное средство не находится в собственности или во владении работодателя.

Поездки между местом жительства и местом работы можно компенсировать только при ведении учёта. Если учёт не ведётся, то нет возможности выплачивать не облагаемые налогом компенсации при использовании моторного транспортного средства.
 

Использование личного легкового автомобиля


Если работнику компенсируются расходы на поездку до места работы в связи с использованием личного легкового автомобиля, так как от его места жительства до места работы невозможно к началу рабочего дня добраться общественным транспортом, тогда если работодатель желает компенсировать в календарном месяце без налогообложения до 335 евро, то следует исходить из порядка компенсации расходов, связанных с использованием личного легкового автомобиля, что означает, что следует вести учёт поездок, связанных с выполнением рабочих заданий, в т. ч. и поездок домой/на работу.

Для подтверждения фактических расходов порядок компенсации расходов не требует представления работодателю документов, подтверждающих расход.

Дополнительно к компенсации не предусмотрена дополнительная компенсация расходов на топливо, и если расходы на топливо компенсируют, то имеет место специальная льгота.

Однако можно компенсировать без налогообложения расходы на оплату парковки, если парковка была связана с выполнением рабочих заданий.

Использование легкового автомобиля работодателя для перевозки работников


Если преодоление пути дом-работа-дом на общественном транспорте не представляется возможным при разумных затратах времени или денежных средств, тогда данные поездки считаются связанными с предпринимательством, и данные расходы не считаются специальной льготой.

Обязанность вести дневник поездок или подобный учёт отсутствует, но в каждом конкретном случае налогоплательщик должен иметь возможность доказать и обосновать тот факт, что поездка работника по маршруту дом-работа-дом не считается специальной льготой. Решение правления коммерческого объединения о том, что коммерческое объединение покрывает транспортные расходы на проезд работника по маршруту дом-работа-дом, не является достаточным обстоятельством для применения налогового освобождения.

Если нет возможности использовать легковой автомобиль для личных поездок, и легковой автомобиль работодателя используется исключительно для предпринимательских целей (в т. ч. и для совершения поездок по маршруту дом-работа-дом, если они связаны с предпринимательством), тогда следует сделать соответствующую отметку в Департаменте шоссейных дорог.
 

Перевозка работника, работающего на основании трудового договора


Дополнительно к выше перечисленному для перевозки работника, работающего на основании трудового договора, применяются дополнительные налоговые льготы.

У работодателя есть возможность выбрать:

  1. Использовать для перевозки работников по маршруту дом-работа-дом автобус или транспортное средство, в котором не менее 8 посадочных мест. Расстояние между местом жительства работника и местом работы не является определяющим (это значит, что перевозку работников можно осуществлять на автобусе и в пределах одного населённого пункта).

  2. Использовать находящийся в собственности или во владении работодателя легковой автомобиль, если место жительства работника находится на расстоянии не менее 50 километров от места работы.

  3. На основании расходных документов компенсируются расходы на транспорт вне зависимости от вида транспортного средства, если место жительства работника находится на расстоянии не менее 50 километров от места работы.

  4. Работник использует личный легковой автомобиль, если место жительства работника находится на расстоянии не менее 50 километров от места работы.

Если работодатель и работник договорились, что работник будет использовать личный легковой автомобиль, тогда у работодателя есть возможность выбрать:

  • компенсировать поездки по маршруту дом-работа-дом на основании постановления, регулирующего порядок учёта поездок и выплаты возмещения при использовании личного легкового автомобиля (на основании дневника поездок, не более 335 евро в месяц) или

  • на основании расходных документов (чеки на приобретение топлива).

Данное положение распространяется также и на работников, которые едут на работу, например, из Киева в Таллинн.
 

Декларирование


Компенсация за использование личного легкового автомобиля в части, превышающей предельную норму, декларируется в приложении 4 декларации TSD, которая представляется к 10 числу следующего месяца. Налоговая обязанность со специальной льготы платится в обычном порядке на основании декларации TSD.

В декларации INF 14 работодатель должен отражать суммы компенсаций фактически выплаченных работнику в течение календарного года за использование личного легкового автомобиля на основании учёта поездок, в т. ч. и декларируемые в качестве специальной льготы. Декларация INF 14 представляется к 1 февраля следующего календарного года.
 

Налоговая обязанность


Налоговая обязанность возникает, если компенсация за использование личного легкового автомобиля при совершении поездок по маршруту дом-работа-дом (поездка связана с предпринимательством) выплачивается свыше предельной нормы.

Пример

Работник представил бухгалтеру дневник учёта поездок, в соответствии с которым работник использовал личный легковой автомобиль для совершения рабочих поездок, в т. ч. поездки, связанные с предпринимательством и поездки по маршруту дом-работа-дом, и пробег составил 1500 км (1500 × 0,3 = 450). Сумму, превышающую не облагаемую налогом предельную ставку 115 евро (450 − 335 = 115), следует продекларировать в качестве специальной льготы, и она будет облагаться как подоходным, так и социальным налогами.

 

Вопросы и ответы


1. Является ли оплата поездки с работы домой в ночное время на такси специальной льготой, если этого требует работа?

Если из-за режима работы работник не может использовать общественный транспорт для преодоления пути дом-работа или работа-дом, тогда покрытие документально подтверждённых расходов работника не рассматриваться в качестве специальной льготы.

2. Считается ли специальной льготой использование легкового автомобиля работодателя для совершения поездок на работу и с работы, если работник живёт в месте, куда не ходит общественный транспорт? Какие документы должны быть оформлены для подтверждения этого обстоятельства?

Если место работы находится в месте, где нет общественного транспорта, или если расписание общественного транспорта не совпадает с режимом работы, тогда можно использовать автомобиль работодателя для поездок между местом жительства и работой. Однако в данном случае при необходимости следует доказать налоговому управляющему, что ко времени начала работы невозможно было на общественном транспорте добраться до работы и после работы вернуться домой.
 

08.01.2019