Как подтвердить, что легковой автомобиль используется исключительно для предпринимательских целей

Если коммерческое товарищество желает вычитать входной налог с оборота, уплаченный при приобретении легкового автомобиля и с расходов, связанных с использованием легкового автомобиля, в размере 100% и не платить налоги со специальной льготы, то оно должно гарантировать, что легковой автомобиль невозможно использовать для целей, не связанных с предпринимательством.

Представитель коммерческого товарищества может устно заявить, что предприятие гарантирует использование легкового автомобиля исключительно в предпринимательстве и это будет одним из доказательств в проверке обстоятельств, связанных с использованием легкового автомобиля. Однако такое утверждение можно считать голословным, если невозможно установить, как и конкретно каким способом гарантируют, что легковой автомобиль используется исключительно в предпринимательстве.

Хотя закон не разъясняет, как налогоплательщик должен доказывать связь расходов с предпринимательством (и с налогооблагаемым оборотом), суд разъясняет, что налогоплательщик должен организовать свою предпринимательскую деятельность таким образом, чтобы экономические сделки были бы задокументированы надлежащим образом, и существенные обстоятельства, имеющие отношение к выяснению обязанности по уплате налогов, были бы проверяемые [1]. Кроме того, суд заявил, что экономические сделки могут быть доказаны только с помощью счетов, но и в этом случае они должны быть ясными, правдоподобными и конкретными [2].

Те же условия применяются при вычете входного налога с оборота, уплаченного с расходов, связанных с легковым автомобилем (включая покупку), и при доказательстве использования легкового автомобиля исключительно в предпринимательстве; это означает, что использование легкового автомобиля в течение налогового периода должно быть проверяемым, и при обращении налогового управляющего использование только в предпринимательских целях должно быть доказуемым налогоплательщиком (должно быть решение предприятия, сотрудники должны быть информированы, и за использованием автомобиля также должен вестись мониторинг).

Для выяснения, на что должен обратить внимание владелец/ ответственный пользователь легкового автомобиля, используемого в предпринимательстве, или что учесть, если налоговый управляющий желает проверить цель использования легкого автомобиля, мы приведём в качестве примеров упрощённые вопросы, на которые мы можем желать получить ответы. Список вопросов не является исчерпывающим, но он даёт представление, на что налоговый управляющий обращает внимание.

Вопросы

  • Как гарантируется, что легковой автомобиль не используется для частных поездок?
  • Каков ежемесячный пробег у легкового автомобиля?
  • Где находится легковой автомобиль в течение нерабочего времени?
  • Кто использует/ может использовать легковой автомобиль?
  • Каков расход топлива легкового автомобиля (если на предприятии имеется несколько легковых автомобилей, то важно знать конкретный расход топлива для каждого легкового автомобиля)?
  • Какие поездки были совершены на легковом автомобиле, как пробег связан с предпринимательством?
  • Были ли получены штрафы в течение проверяемого периода (дорожные штрафы, штрафы за парковку)?
  • Если транспортных средств больше сотрудников, то это обстоятельство необходимо достоверно обосновать.

Кроме того, следующие обстоятельства указывают на то, что легковой автомобиль не используется исключительно в предпринимательстве:

  • в техническом паспорте легкового автомобиля указаны лица, не связанные с предприятием;
  • на легковом автомобиле или в нём установлено снаряжение, не связанное с предпринимательством (лыжный бокс на крышу, велокрепление, кресло безопасности и т. п.);
  • на предприятии легковых автомобилей больше пользователей, а также не могут достоверно обосновать факт, что легковые автомобили были приобретены для предпринимательства, а не учитывая интересы связанных лиц;
  • на предприятии имеется лишь один член правления (который одновременно с этим может являться и единственным акционером) и на предприятии отсутствуют сотрудники, а у члена правления или у его семьи нет другого транспортного средства для осуществления частных поездок.
     

Учёт по использованию легковых автомобилей


Для того, чтобы налогоплательщику было проще ответить на вопросы налогового управляющего и показать, что легковой автомобиль, используемый исключительно для предпринимательских целей, действительно только так и используется, а также на предприятии гарантируется, что частные поездки невозможно на нём совершать, можно вести нижеприведённый учёт по использованию легкового автомобиля.

Отметим, что это не является единственной возможностью и предприниматель может также использовать иной надёжный способ для доказательства использования легкового автомобиля.

Прежде всего, предприниматель должен решить, можно ли на легковых автомобилях, принадлежащих ему, совершать частные поездки. Сотрудников необходимо проинформировать об этом решении.

Предприятие составляет порядок использования легковых автомобилей, которые используются исключительно в предпринимательских целях. Это внутренний документ предприятия, в котором отражены и чётко зафиксированы все аспекты, связанные с использованием легкового автомобиля, и при контроле данный документ следует незамедлительно предоставить.

В порядке использования автомобиля:

  • установлено, что личные поездки не допускаются;

  • установлено место парковки автомобиля в нерабочее время и если место парковки отлично от места деятельности коммерческого товарищества, то должно быть приведено экономическое обоснование, по какой причине целесообразно парковать автомобиль в указанном месте;

  • зафиксировано, кто пользуется транспортным средством, и организовано ли его использование и каким образом это организовано (например, составлены ли с сотрудниками договора об использовании легкового автомобиля, в которых указаны условия, или если транспортное средство использует несколько сотрудников, то как организована передача ключей, и т. п.).

Кроме самого порядка по использованию легкового автомобиля следует контролировать также его реальное использование, чтобы гарантировать, что частные поездки не совершаются. Например, если порядок по использованию легкового автомобиля предусматривает, что на легковом автомобиле, принадлежащем предприятию, нельзя совершать личные поездки и его следует парковать в конце рабочего дня на парковке предприятия, то это должно контролироваться предпринимателем.

Для обеспечения проверки можно совместно с учётом по использованию легкового автомобиля вести учёт, например, на основании GPS, установленного в автомобиле, или на основании следующих показателей:

  • фиксирование показаний одометра на начало и конец каждой поездки для определения пробега за месяц;
  • наименования и адреса клиентов, партнёров по сделке, к кому в этом месяце были совершены поездки (если данная информация есть в другом месте, то двойной учёт не требуется);
  • пояснения о совершённых рабочих поездках, если они частично совпадают с личными интересами, например, поездки до места жительства / парковки у дома (если речь идёт о легковом автомобиле, используемом исключительно в предпринимательских целях, но например, Вы едите вечером домой на этом автомобиле, а рано утром на нём же отправляетесь в командировку).

Для ведения учёта имеется несколько возможностей, например, можно использовать системы/приложения автоматического учёта маршрута или дневник учёта поездок, на основании которых совместно с прилагаемыми доказательствами можно подтвердить связь поездок с предпринимательством (например, отмечено имя клиента / отмечены имена клиентов, с которым(и) была связана поездка, приложена информация о заправке (можно сравнить количество чеков о покупке топлива и количество заправок, отражённых в учёте).

 

[1] Решение Верховного суда № 3-3-1-15-13 от 04.06.2013
[2] Решение Таллиннского окружного суда № 3-09-773 от 22.10.2010

 

03.01.2018