Kuidas me kaitseme teie eraelulist teavet
Selgitav osa
Anname teile ülevaate, kuidas me kaitseme teie eraelulist teavet. Juriidiliste isikute andmete hoidmist alljärgnevad selgitused ei puuduta.
Maksu- ja Tolliamet (edaspidi MTA) on riiklike maksude haldur. Maksukohustuslane on maksumaksja, maksu kinnipidaja või muu isik, kes vastutab seaduse või lepingu alusel maksumaksja või maksu kinnipidaja maksukohustuse eest. Maksuhaldur, tema ametnikud ja teised teenistujad on kohustatud hoidma saladuses maksukohustuslast puudutavat teavet ja seda ka peale teenistussuhte lõppemist. Maksuhalduri ja maksukohustuslase õigused, kohustused ja vastutuse, maksumenetluse korra ning maksuvaidluse lahendamise korra määrab maksukorralduse seadus.
Teie isikuandmete töötlemisel järgime põhimõtteid, et isikuandmeid võib koguda vaid ausal ja seaduslikul teel määratletud ja õiguspäraste eesmärkide saavutamiseks. Meie tegevuse eesmärk on MTA põhimääruses sätestatud ülesannete täitmine. Isikuandmeid kogume ulatuses, mis on vajalik määratletud eesmärkide saavutamiseks. Isikuandmeid töötleme elektrooniliselt meie infosüsteemis, väiksemas ulatuses paberkandjal. Isikuandmete kaitseks oleme rakendanud turvameetmeid, et kaitsta neid tahtmatu või volitamata töötlemise, avalikuks tuleku või hävimise eest. Püüame oma sisemise töökorraldusega tagada, et teie eraelu võimalikult vähe riivataks.
Dokumendiregister
Kirjavahetuse andmestik on avaliku teabe seaduse kohaselt nähtav meie dokumendiregistris. Kirjavahetuse pealkirjas selle sisu me välja ei too. Täpsem pealkiri on näha üksnes asutusesiseselt. Üldjuhul on meie kirjavahetus mõeldud asutusesiseseks kasutamiseks, millele juurdepääsupiirangud on kehtestatud avaliku teabe seaduse § 35 alusel. Teie poolt meile saadetud kiri tunnistatakse dokumendiregistris registreerimisel piiratud juurdepääsuga teabeks enamasti AvTS § 35 lg 1 p 12 (eraelu puutumatust kahjustada võivad andmed) ja AvTS § 35 lg 1 p 19, MKS § 26 (seaduses sätestatud muu teave, milles MKS § 26 viitab maksusaladusele). Delikaatsete isikuandmete olemasolul kirjavahetuses lisatakse juurdepääsupiirangu alusena märge AvTS § 35 lg 1 p 11 (delikaatsed isikuandmed).
Kui me vastame teie kirjale või koostame teile muud dokumenti, märgistab dokumendi koostaja dokumendi „asutusesiseseks kasutamiseks“ märkega selle loomise hetkel, et kaitsta teie isikuandmeid avalikuks tuleku eest.
Teabenõue ja selgitustaotlus
Teil on õigus teha meile päringuid teie isikuandmete töötlemise kohta. Teabenõude esitamise lihtsustamiseks on meie kodulehel välja töötatud vastav vorm. Vastame teile viie tööpäeva jooksul. Siiski peame vastamisel lähtuma sellest, kas küsitud teabele on kehtestatud seadusest tulenevaid piiranguid või mitte.
Mitte kõik teie päringud ei pruugi oma sisult olla teabenõuded. Selgitustaotlusena käsitleme teie pöördumist, mille andmiseks on vajalik teabe analüüs, süntees või lisateabe kogumine või pöördumine, milles te küsite meie ameti tegevuse aluseks olevate õigusaktide või meie pädevuse kohta. Märgukirjale ja selgitustaotlusele vastamise seaduse kohaselt vastame teile mitte hiljem kui kolmekümne kalendripäeva jooksul selgitustaotluse registreerimisest. Erilise vajaduse korral lähtuvalt vastamise keerukusest võib vastamise tähtaeg pikeneda kuni kahe kuuni. Vastamistähtaja pikendamisest ja selle põhjusest teavitame teid kindlasti.
Isikuandmed menetlustoimingutes
Menetlustoimingute (kaebused, maksumenetlused, väärteomenetlused, vaided) läbiviimisel kogume me teie isikuandmeid ulatuses, mis on vajalik asja lahendamiseks. Kaebuste ja vaiete andmestik on seaduse kohaselt nähtav meie internetipõhises dokumendiregistris. Teie nime me dokumendiregistris ei kuva. Dokumendi pealkirjaks näitame internetis dokumendi liigi nimetuse, näit. „Kaebus“ või „Vaie“.
Maksumenetluses selgitab revident isikule tema õigusi ja kohustusi. Isikul on õigus tutvuda revidendi poolt tema kohta kogutud andmetega ning teha neist koopiaid või väljavõtteid. See tähendab, et revident võimaldab isikul tutvuda tema kohta kogutud materjalidega. Isikul on õigus tema kohta kogutud andmetega tutvuda igas menetluse faasis, väljaarvatud seadusest tulenevad piirangud andmetega tutvumiseks. Maksumenetluse dokumente dokumendiregistris ei avaldata.
Kõik menetlusdokumendid on kaitstud üldise sarjapiiranguga. Sarjapiirangud on sätestatud MTA peadirektori käskkirjaga kinnitatud dokumentide loetelus. Tulenevalt dokumendi sisust võivad laieneda sellele ka teised juurdepääsupiirangud AvTS § 35 alusel, mis sarjapiiranguga ei ole määratud.
Meie ametnikud omavad juurdepääsu andmetele oma tööülesannetest lähtuvalt ja andmete mittesihipärane kasutamine on karistatav. Teie andmete sihipärast kasutamist kontrollib MTA sisekontrolli osakond.
Menetlusdokumente toimetame teile kätte:
- e-kirja teel krüpteeritud kujul (eelneval kokkuleppel isikuga) või saadame teile e-kirjaga teavituse dokumendist, mille sisuga saate tutvuda e-maksuametisse/e-tolli sisse logides;
- posti teel tähitud kirjaga.
Kasutame dokumentide kättetoimetamisel aadressandmeid, mida menetlusosaline on ise meile avaldanud või mis on kättesaadavad rahvastiku- või äriregistrist.
Need meetmed on rakendatud selleks, et minimeerida teie isikuandmete sattumist kolmandate isikute kätte.
Kui menetlusosalise aadressi kohta puuduvad andmed või kui menetlusosaline ei ela või ei asu registrisse kantud või maksuhaldurile teadaoleval aadressil ja tema tegelik viibimiskoht või tegevuskoht ei ole teada ning dokumenti ei ole muul viisil võimalik kätte toimetada, võib maksuhaldur dokumendi resolutiivosa avaldada ametlikus väljaandes Ametlikud Teadaanded. Dokumendi resolutiivosa loetakse kättetoimetatuks kümne päeva möödumisel selle avaldamisest.
Väärteomenetluse läbiviimist reguleerib üksikasjalikult väärteomenetluse seadustik koos kriminaalmenetluse seadustikuga. Väärteoteate esitaja andmed avaldame teistele menetlusosalistele ulatuses, mis on menetlusseadustikes ette nähtud ning asja lahendamiseks vajalikud.
Menetlusosaline ja tema esindaja saavad materjalidega tutvuda menetlusseadustikes ettenähtud korras. Väärteoteate esitaja saab materjalidega tutvuda teabenõude esitamisega, arvestades kehtestatud juurdepääsupiiranguid.
Oleme liitunud e-toimiku süsteemiga. Kasutame seda väärteomenetluste läbiviimiseks, sh andmevahetuseks teiste asutustega (nt kohtuasjades, karistusandmete edastamisel karistusregistrile ja kohtutäiturile). E-toimiku süsteem on kinnine ja siseneda saab üksnes ID-kaardiga sisse logides. Juurdepääsuõigus on üksnes pädevatel ametiisikutel. Samuti saab menetlusosaline ise vaadata enda menetlusandmeid ning esitada ja saada kätte menetlusdokumente.
Väärteootsuseid me oma võrgulehel ei avalda. Jõustunud väärteootsuseid võib küsida teabenõude esitamisega. Ka jõustunud väärteootsusel võib olla juurdepääsupiiranguid. Avalik on väärteokorras karistatu nimi ja isikukood, teiste isikute andmeid ei avalikustata.
Seadus lubab meil väärteomenetlusega seotud asjaolusid avalikustada üksnes erandlikel juhtudel (väärteomenetluse seadustiku § 62). Seda õigust kasutame vaid väga tungival vajadusel ja hoidudes asjaosaliste eraelu ülemääraselt riivamast.
Jõustunud väärteootsused registreeritakse ka karistusregistris. Ligipääs karistusregistrile on piiratud, andmeid saab küsida karistusregistri seaduse 3.peatükis sätestatud korras.
MTAs on dokumentide säilitustähtaeg 7 aastat, peale mida need kuuluvad hävitamisele.
Isikuandmete kolmandatele isikutele sh teistele asutustele edastamine
Hoolimata juurdepääsupiirangust väljastame dokumendi asutusele või isikule, kellel on otsene seadusest tulenev õigus seda küsida (nt kohtueelne menetleja või kohus).
Isikuandmete kaitse seaduse § 14 lg 2 p 3 alusel on maksumenetluses menetlusosalisele õigus tutvustada antud konkreetse asja raames kolmandate isikute isikuandmeid, v.a delikaatseid isikuandmeid (loetelu isikuandmete kaitse seaduse § 4 lg 2). Pangakontode väljavõtetest võib tutvustada seda osa, mida me kasutame tõendina selles samas konkreetses maksumenetluses.
Maksukorralduse seaduse § 28-30 sätestab rangelt, kellele maksusaladust võib avaldada.
Isikuandmete avalikkusele kättesaadavaks tegemine
Avalikkuse huvi korral on meil kohustus avalikustada meie valduses olev teave (avaliku teabe seaduse § 30 lg 4 ja § 38 lg 1). Tegemist on siiski erandlike juhtudega. Hoidume asjaosaliste eraelu ülemääraselt riivamast.
Muuhulgas jätame endale õiguse, kui isik viib ise menetlusalase info avalikkuse ette, anda vajadusel oma tegevuse kohta avalikke selgitusi.
Inimese poolt enda andmetega tutvumise õigus ja kord
Teil on õigus tutvuda andmetega, mida me teie kohta oleme kogunud. Me keeldume teie tutvumissoovi täitmast üksnes siis, kui see võib:
- kahjustada teise isiku õigusi ja vabadusi;
- takistada kuriteo tõkestamist või kurjategija tabamist;
- raskendada tõe väljaselgitamist kriminaalmenetluses;
- ohustada lapse põlvnemise saladuse kaitsmist.
Teil on õigus nõuda ebaõigete isikuandmete parandamist. Kui meil ei ole teie isikuandmete kasutamiseks (enam) seaduslikku alust, võite nõuda nende kasutamise lõpetamist või kustutamist.